top of page
Ảnh của tác giảphanmemcodx
22 thg 7, 20222 phút đọc

Những tiêu chuẩn chọn kho lưu trữ tài liệu

Đã cập nhật: 19 thg 3, 2023

Các tiêu chí chọn kho lưu trữ tài liệu

Kho đựng tài liệu không cần lớn, đủ để lưu trữ thủ tục trong 5-10 năm. Nhưng kho lưu trữ tài liệu phải đáp ứng những tiêu chí:



  • Phải thông thoáng, sạch sẽ, không ẩm ướt

  • Môi trường bảo quản tối ưu với dải nhiệt độ ~20 độ C, độ ẩm 50%

  • Không mang nguy cơ bị ngập nếu như như có lũ lụt xảy ra

  • Đảm bảo tránh xa những con vật (chuột, mối, mọt,…)

  • Phải với các tủ/kệ/thùng carton để chứa tài liệu

  • Có tem phân loại

Đối với các mẫu tài liệu hết sức quan trọng, tài liệu sử dụng thường xuyên, hoặc tài liệu trong năm thì sẽ để lại tại văn phòng. Còn các tài liệu của đã cũ của nhiều năm trước, ít dùng thì gửi chúng vào kho lưu trữ tài liệu của bên phân phối nhà sản xuất.

Văn bản, dữ liệu điện tử có cần kho không?

Câu trả lời là có. Bởi bây giờ, mọi thứ đều đang hướng đến môi trường số. Các tài liệu quan trọng của tổ chức như hoá đơn, hợp đồng, sao kê nhà băng, đề xuất mua bán… đang dần chuyển sang dạng điện tử tích hợp vào các phần mềm văn phòng điện tử.

Các kho lưu trữ điện tử sẽ giúp các Doanh nghiệp hoàn thiện quá trình chuyển đổi số, môi trường làm việc số của mình, đặc biệt lúc chuyển đổi số là yêu cầu đề xuất hiện giờ.



Thử mường tượng nếu như một công ty với rất nhiều những công cụ số (từ điều hành công tác, trật tự tự động tới ký điện tử, ký số,…) nhưng lại thiếu một hệ thống lưu trữ điện tử chuyên biệt sẽ giống như thiếu các tủ lưu trữ, kho lưu trữ tài liệu, giấy tờ tài liệu.

Hệ quả có thể nhìn thấy rõ là tài liệu lưu trữ rời rạc, không hợp nhất, dễ thất lạc, trộm cắp, gây khó khăn trong quản lý/tìm kiếm/truy xuất/thanh tra/kiểm tra.

Sử dụng kho lưu trữ điện tử chính là cách lưu trữ dữ liệu an toàn nhất hiện tại. Tuy nhiên, những nền tảng này còn giúp tài liệu không bị mất, thất lạc hay hư hỏng.


Chủ đề liên quan:


15 lượt xem0 bình luận

Comments

bottom of page