Số hóa tài liệu chuyển đổi số cho Doanh nghiệp như thế nào?

Đã cập nhật: 11 thg 12, 2023

Khái niệm về số hóa là gì?

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin dữ liệu trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số. Trong ấy thông tin được chuyển đổi thành các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một con số giấy thành PDF. Dữ liệu không bị thay đổi - nó chỉ đơn giản được mã hóa theo định dạng khoa học số.

Số hóa dữ liệu là thuật ngữ biểu thị các bước thực hành chuyển hóa các dữ liệu dạng văn bản giấy, dữ liệu vật lý sang các dạng dữ liệu điện tử. Các dữ liệu số này có thể đọc hiểu và được lưu trữ trên các nền tảng số. Nơi lưu trữ dữ liệu số có thể là máy tính, đám mây, …

Số hóa tài liệu văn bản là công đoạn chuyển đổi các tài liệu, văn bản của tổ chức (các giấy tờ, hình ảnh, văn bản viết tay….) sang dạng dữ liệu kỹ thuật số mà máy tính có thể nhận diện.

>>> Liên quan:

Chi tiết quy trình số hóa chuyên nghiệp

Quy trình số hóa tài liệu bao gồm các bước căn bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu cần số hóa

Ở bước này doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra lại các tài liệu mà tổ chức mình cần số hóa từ khâu: nhận, phân loại tài liệu tới việc tách riêng các tài liệu hư hỏng hoặc rách để tiến hành lên các phương án số hóa thích hợp.

Bước 2: Thực hành việc Scan/Quét tài liệu

Cài đặt hệ thống scan và thiết lập hệ thống ảnh, định dạng, đặt tên tài liệu, tạo dữ liệu metadata ban đầu.

Lựa chọn công cụ, máy quét tài liệu thích hợp có trạng thái thực tế của từng loại tài liệu. Đối với những những tài liệu lưu trữ thường ngày nên ứng dụng khoa học scan từng tờ hoặc đối với những tài liệu phân quyền thì nên áp dụng công nghệ bookscan chẳng hạn.

Bước 3: Kiểm tra lại nội dung những file sau lúc quét

Việc kiểm tra lại tài liệu sau khi quét là điều cần thiết. Nhằm đảm bảo chất lượng và tránh sai sót thông tin. Đối có các vấn đề nảy sinh sau khi quét mà không phù hợp nhu cầu như: bị mờ, mất góc, hay lỗi… cần tiến hành quét lại.

Bước 4: Tiến hành nhập liệu dữ liệu

Có 02 phương án gợi ý để Doanh nghiệp có thể ứng dụng cho giai đoạn nhập liệu như sau: Nhập liệu tự động và nhập liệu thủ công bằng tay

Bước 5: Thực hành rà soát lại thông báo sau khi nhập liệu

Như vậy như ở bước 3 Chúng ta cần kiểm tra lại dữ liệu hai lần:

Kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu
Kiểm tra 30% file đầu ra sau lúc rà soát 100% file đầu ra ở lần đầu

Bước 6: Hoàn thiện cơ sở dữ liệu

Bước cuối cùng chính là lựa chọn cách thức lưu trữ dữ liệu an toàn, lưu trữ thông tin vào hệ thống máy chủ, vật dụng lưu trữ, phần mềm lưu trữ tài liệu trên máy tính,... hoặc tích hợp với những cơ sở dữ liệu hoặc các hệ thống, áp dụng nghiệp vụ khác nếu như mang nhu cầu.

>>> Tin liên quan: Hệ thống quản lý tài liệu là gì? Xây dựng như thế nào?

Bài viết cùng chủ đề: