Một hực trạng bây giờ hầu hết công ty gặp phải chính là khả năng hiểu rõ những định nghĩa về tài liệu, phương pháp điều hành, quản lý … còn nhiều hạn chế hoặc hiểu chưa tỉ mỉ. Để thực hiện tốt quy trình quản lý thì điều trước tiên cần thực hiện là nắm vững những định nghĩa căn bản nhất.
Tài liệu lưu trữ điện tử là gì?
“Tài liệu điện tử” là tài liệu được tạo dựng ở dạng thông tin dữ liệu hình thành trong thời kỳ hoạt động của cơ quan, đơn vị, tư nhân hoặc được số hóa từ tài liệu trên các vật mang tin khác.
“Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông tin dữ liệu hình thành trong thời kỳ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân được chọn lọc để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên những vật có tin khác (Luật lưu trữ năm 2011).
Quản lý tài liệu là như thế nào?
Quản lý tài liệu là công tác phản ánh hoạt động của con người tác động đến nguồn tài liệu hiện sở hữu. Các công tác điều hành được thực hành như phân loại, sắp đặt, lưu trữ, tra cứu, chia sẻ, …
Các bước quản lý tài liệu chi tiết hiệu quả nhất
Quy trình điều hành tài liệu bài bản, tốt hiệu quả sẽ bao gồm 5 bước sau đây:
Bước 1. Chọn những dòng tủ đựng văn bản tài liệu
Trong bước đầu thiết lập quy trình quản lý tài liệu và thủ tục là tuyển chọn vật dụng lưu trữ giấy tờ phù hợp. Cần lựa chọn các chiếc tủ đựng có rộng rãi ngăn và đa dạng kích thước khác nhau. Vì thủ tục tài liệu gồm nhiều mẫu, điều đấy sẽ dễ dàng quản lý và phân chia tài liệu hơn.
Bước 2. Phân loại tài liệu
Bước tiếp theo trong quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là bạn cần phân mẫu giấy tờ. Tùy theo nhu cầu quản lý và quy định của đơn vị bạn mà tiến hành phân dòng thủ tục phù hợp. Gợi ý các bạn phân loại hồ sơ theo các nhóm.
Bước 3. Sắp đặt tài liệu của doanh nghiệp
Sau khi đã chọn lựa nơi lưu trữ và hoàn thiện khâu phân mẫu, thì bước tiếp theo trong quy trình điều hành tài liệu và giấy tờ là sắp xếp chúng một cách thức kỹ thuật và gọn ghẽ. Có thể bố trí từ trên xuống, từ trong ra ngoài… để dễ dàng cho việc kiếm tìm và sử dụng.
Bước 4. Lập danh mục tài liệu
Nhiều người sẽ có thắc mắc vì sao phải lập danh mục giấy tờ trong quy trình lưu trữ và tài liệu. Bởi vì, dựa vào việc lập danh mục, nhân viên văn thư hoặc người quản lý tài liệu văn bản có thể bố trí, tra cứu tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện và tiện lợi.
Bước 5. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Như đã nhắc ở trên, bạn có thể lưu trữ, bảo quản hồ sơ vào tủ ở vị trí cố định. Sau đấy quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:
Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn ở bìa tập tài liệu, thủ tục đã được lưu trữ
Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ các dữ liệu số. Dùng chức năng dẫn link để kết liên có tập tin kèm
Nên lưu trữ các file mềm vào những folder trên máy tính, phần mềm quản lý văn bản CoDX Document hay user để thuận tiện kiếm tìm, giảm thiểu hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.
>>> Xem thêm: Cách lưu trữ tài liệu hồ sơ khoa học chuyên nghiệp
Chủ đề liên quan:
Comments