Hướng dẫn quản lý văn bản, công văn với file excel

Đã cập nhật: 28 thg 9, 2023

Quản lý công văn là một phần quan trọng trong việc tổ chức và duy trì sự hiệu quả của một tổ chức, văn phòng hay doanh nghiệp. Công văn là các tài liệu văn bản chính thức được gửi và nhận trong quá trình hoạt động hàng ngày. Vì vậy, việc duy trì một hệ thống quản lý công văn hiệu quả là điều cần thiết để đảm bảo thông tin được tổ chức, dễ dàng truy xuất và không bị mất mát. Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn cách quản lý công văn bằng cách sử dụng file Excel, một công cụ phổ biến và mạnh mẽ.

1. Quản lý công văn là gì?

Quản lý công văn là quá trình tổ chức, giám sát và điều phối các văn bản, thông tin, thông điệp và tài liệu liên quan đến hoạt động và giao dịch của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Các văn bản này có thể là công văn đến (nhận từ bên ngoài), công văn đi (gửi đi), văn bản nội bộ (trong bộ phận hoặc giữa các phòng ban), hoặc các loại tài liệu khác liên quan đến hoạt động của tổ chức.

Công việc này đòi hỏi sự chú tâm và quan tâm đến việc thu thập, lưu trữ, theo dõi và truyền tải thông tin một cách hiệu quả. Mục tiêu của quản lý công văn là đảm bảo các văn bản và thông tin liên quan được xử lý đúng thời hạn, gửi đến người đúng, đảm bảo tính bảo mật và tránh mất mát thông tin quan trọng.

>>> Xem ngay: Tiết kiệm thời gian với hệ thống quản lý bản điều hành công văn

2. Quản lý công văn bằng cách sử dụng file Excel

Quy trình quản lý công văn bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý

Khi bắt tay vào công việc quản lý, không thể thiếu quy trình và sơ đồ hỗ trợ. Điều này không chỉ giúp chúng ta tăng cường tính toàn vẹn trong thực hiện, mà còn định rõ thời gian thực hiện và trình tự công việc. Thật tuyệt vời, từ sơ đồ này, chúng ta sẽ rõ công việc hiện tại đang ở đâu và khi nào sẽ hoàn thành. Không những thế, việc lưu trữ văn bản sẽ cực kỳ dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn chi tiết xây dựng quy trình quản lý văn bản điện tử sau số hóa

Bước 2: Xây dựng danh mục đối tượng cần quản lý

Trong bước này, chúng ta sẽ đối mặt với hàng tá đối tượng đa dạng. Từ bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan, đối tác đến cá nhân và các phòng ban bên trong doanh nghiệp - tất cả cần được quản lý tốt. Bằng cách xây dựng danh mục nhóm đối tượng cẩn thận, chúng ta sẽ đảm bảo không có bất kỳ sự trùng lặp nào và tối đa hóa tính chính xác của dữ liệu nhập vào Excel.

Bước 3: Mở các sổ quản lý công văn

Chúng ta cần phải tiến hành mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi và văn bản nội bộ.

Sử dụng chức năng Data Validation, giúp tạo danh sách chọn và quy định định dạng nhập liệu ngày tháng. Bằng cách sử dụng chức năng này, chúng ta đã giảm thiểu tối đa khả năng sai sót và đảm bảo dữ liệu quản lý luôn đúng đắn, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian cả trong quá trình nhập liệu và điều chỉnh sau này.
Chức năng Conditional formatting, chúng ta sẽ dễ dàng theo dõi tình trạng thực hiện công văn, hợp đồng một cách thông minh và nhanh chóng. Nhờ đó, chúng ta sẽ biết ngay công văn nào đang trong quá trình xử lý, công văn nào đã hoàn thành mà không cần phải mất công kiểm tra thủ công.

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư, tức là số hợp đồng, thường được quản lý và quy định bởi bộ phận hành chính. Tuy nhiên, để đảm bảo tính nhất quán, chúng ta cần xây dựng những công thức thông minh.

Công thức thường dùng:

Nhờ Vlookup, việc tham chiếu theo loại văn bản và đánh số tương ứng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Countif sẽ giúp chúng ta đếm số lần xuất hiện của từng loại văn bản trong sổ.
Kết hợp với những hàm khác như định dạng và ghép nối chuỗi, chúng ta sẽ tự động hóa quy trình này một cách thông minh và thống nhất.

>>> Xem chi tiết: Cách quản lý văn bản chuyên nghiệp và hiệu quả

Trong bài viết này, chúng ta đã biết cách quản lý công văn bằng cách sử dụng file Excel. Bằng cách tạo một bảng công văn và nhập thông tin chính xác, bạn có thể tổ chức, tìm kiếm và lọc dữ liệu một cách hiệu quả. Việc sử dụng bộ lọc và các cột phân loại, gắn thẻ giúp bạn dễ dàng phân loại và theo dõi tiến độ xử lý công văn. Hy vọng rằng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn quản lý công văn một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày.

>>> Cùng chủ đề liên quan: